Frachtabwicklung

Allgemeine Hinweise

Alle Frachten müssen seefest verstaut sein. (stossfest, verschlossen, stapelbar und wasserfest)
Grundsätzlich gehen wir davon aus, das alle Frachten frostfest sind.
Frostempfindliche Dinge müssen gesondert und gebündelt angeliefert und entsprechend markiert werden.
Bitte liefern sie Fracht palettisiert an, wenn sie mehr als 10 Kisten aufgeben.
Wenn Sie Packstücke haben, die nicht tragbar sind, dann stellen sie sicher, daß diese mit Gabelstaplern unterfahrbar sind.
Entfernen Sie alle alten Markierungen, Label, Aufkleber etc. von Ihren Packstücken, damit es nicht zu Verwechselungen kommt.
Alle Packstücke müssen auf allen Seiten und oben mit einer speziellen Kennzeichnung zur Identifikation versehen sein. (siehe Dokumente unten).
Alle Packstücke müssen auf allen Seiten und oben mit einem Farbcode gekennzeichnet sein. (z.B. mit farbigem Klebeband) Sollte Ihre Uni, Institut oder Sektion noch keinen Farbcode haben, wenden Sie sich bitte an die Frachtabteilung.
Für die Transportabwicklung von Lithium-Batterien muss grundsätzlich der Testreport gemäß Teil III, Unterabschnitt 38.3 des UN Handbuchs der Prüfungen und Kriterien (Seite 521 ff, 15MB) zur Verfügung gestellt werden.

Das AWI nutzt mit guten Erfahrungen Aluminium Kisten. Sichere Verpackung und damit der sichere Versand von Expeditionsgeräten entscheidet mit über den Erfolg oder das Scheitern des Projektes. Sichern Sie Ihre Kisten mit einfachen und preiswerten Vorhängeschlössern oder stabilen Kabelbindern. Das schafft ein Mindestmaß an Sicherheit gegen unbefugten Zugriff. Im Falle einer Öffnung durch Behörden, wie z.B. den Zoll, wäre der Verlust einer preiswerten Sicherung finanziell nicht so relevant.

Bearbeitungszeiten & Fristen

Folgende Mindestbearbeitungszeiten werden von den Mitarbeiterinnen der AWI Transportabteilung benötigt, um eine rechtlich einwandfreie Durchführung Ihres Transportes zu gewährleisten. Wenden Sie sich also bitte mindestens mit dem angegebenen Vorlauf mit Ihrer Anforderung an uns:

Expeditionen: es gilt der jeweilige Terminplan
Straßentransporte: 7 Werktage
Lufttransporte: 7 Werktage, mit Gefahrgut 12 Werktage
Seetransporte: 15 Werktage
Expeditionsausrüstung nach und von Helgoland mit Heincke oder Uthörn: 7 Werktage

Bei Nichteinhaltung der Fristen kann der zeitgerechte Versand nicht gewährleistet werden.

Frachtkosten (nur AWI)

Zur Verrechnung von Frachtkosten bei Expeditionsteilnahmen gibt es für AWI Mitarbeitende im Intranet weitere Informationen.

Genereller Ablauf

Dieser Ablauf bezieht sich auf:

Expeditionsfrachten
Nicht-Expeditionsfrachten
Abholungen aus dem AWI-Hafenlager

1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Transportabteilung erreichen Sie unter Transport@awi.de

1.1. Folgende Dokumente benötigen Sie:

1.1.1. Frachtliste

1.1.2. Packliste

1.1.3. BANF (Bestellanforderung - nur AWI intern!)

1.1.4. Transportinformationsblatt

1.1.5. Ggf. Gefahrgutliste

1.1.6. Ggf. IMO-Erklärung

1.2. Klären Sie die Zollfragen (Internetseite Zollabfertigung):

1.2.1. Freihafen / Hafenlager

1.2.2. Zollverfahren

1.2.3. Dual-Use / Ausfuhrkontrolle

1.3. Füllen Sie die entsprechenden Dokumente aus. Bei Fragen helfen Ihnen die Mitarbeiter unter Transport@awi.de gerne weiter.

2. Senden Sie dann folgende Informationen an Transport@awi.de

2.1. Alle benötigten Dokumente (siehe 1.1 & 1.2)

2.2. Information, was genau mit der Fracht geplant ist (Transportinformationsblatt)

3. Sie erhalten dann folgende Informationen zurück:

3.1. Geprüfte Frachtliste mit Barcode bei Anlieferung ins Hafenlager oder Auslagerungsauftrag bei Abholung aus dem Hafenlager

3.2. Anlieferungs- bzw. Abholungstermine / Bereitstellungstermine

3.3. Ggf. weitere zu beachtende Informationen bez. Zoll, Gefahrgut, etc.

4. Nun sind 2 verschiedene Abläufe möglich (Hafenlager oder Spedition):

4.1. Hafenlager

4.1.1. Lieferung ins AWI-Hafenlager

4.1.1.1. Unterschriebene Packliste in das Packstück legen

4.1.1.2. Expeditionslabel außen anbringen

4.1.1.3. Statuspapier mitbringen

4.1.1.4. Frachtliste mit Barcode mitbringen

4.1.1.5. Anliefern

4.1.1.6. Lieferbestätigung bei Lieferung entgegennehmen

4.1.2. Abholung aus dem Hafenlager

4.1.2.1. Auslagerungsauftrag mitbringen

4.1.2.2. Zolldokumente mitbringen

4.1.2.3. Abholen

4.1.2.4. Abholbestätigung bei Abholung entgegennehmen

4.2. Versand durch Spedition

4.2.1. Fracht versandfertig und vollständig bereitstellen (Termin wird von Frachtabteilung aufgegeben)

4.2.2. Versandlabel anbringen

4.2.3. Ggf. notwendige Gefahrgutkennzeichnung anbringen

Umweltschutz

Entsprechend der Empfehlung der Konsultativrunde der Antarktisstaaten ist der Einsatz von Pestiziden, PCB's, Kunststoffverpackungsmaterial, PVC, radioaktiven Stoffen, Batterien jeder Art, Abfällen mit hohem Schwermetallgehalt, Betriebsstoff-, Schmierstoff- und Chemikalienbehältern in der Antarktis entweder verboten, zu vermeiden oder in die Antarktis eingeführten Abfälle müssen restlos wieder entfert werden. Gleiches gilt auch für Arktis-Expeditionen. Beachten Sie bei der Verpackung deshalb unbedingt die Richtlinien zum Umweltschutz in Polargebieten !

Dokumente

Transportinformationsheet:

Sea-, Air- and Roadtransport (not expeditions)

Label for outer packing:

Polarstern; departure Bremerhaven (Word)
Polarstern; any foreign port (Word)
Polarstern; Stückgut/General Cargo
ANT-Land; freight to Antarctica 2023/24 (Word)
ANT-Land; freight coming from Antarctica (Word)

Freight list (excel):

Version 2010

Packing list (excel):

Version 97-03, Version 2007, Version 2010

Dangerous goods list (excel):

Version 97-03, Version 2007, Version 2010

IMO-Declaration (pdf):

AWI-Vorlage

Gefahrgut

Hier geht es zur Gefahrgutseite mit genaueren Erklärungen.

Hafenlager

Hier geht es zur Seite des Hafenlagers.

Zoll

Hier geht es zu den AWI Zollinformationen.

Umgang mit tierischen Nebenprodukten & biologischem Probenmaterial

Zur Umsetzung von EU-Hygienevorschriften für tierische Nebenprodukte und Zollbestimmungen ist das AWI sowohl bei der Einfuhr als auch im Umgang mit tierischem Probenmaterial zur Einhaltung diverser Vorgaben verpflichtet. Dies betrifft die Grenzkontrolle im Zuge von internationalen Expeditionen (z.B. mit Polarstern), die anderweitige Einfuhr bzw. Ausfuhr (z.B. Probenversand), das Anlanden von Proben aus nationalen Gewässern (z.B. Ausfahrten mit Heincke, andere Schiffe), oder die Weitergabe von Probenmaterial in Deutschland bzw. innerhalb der EU sowie die Weiterverwendung und Entsorgung an den AWI-Standorten.

Gemeinsam mit dem Veterinäramtern Bremen und Kiel und dem Zoll in Bremerhaven als den zuständigen Behörden haben wir uns für den Umgang mit biologischem (tierischem) Probenmaterial auf ein Prozedere verständigt, das einerseits den rechtlichen Anforderungen genügt, andererseits für das AWI im Wissenschaftsalltag praktikabel und mit wenig Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Hier gibt es Folien zum Nachlesen, sowie die dort aufgeführten Handelspapiere zum Download. Die in den Folien genannten Formulare stehen hier auf dieser Seite unter Dokumente zum Download bereit. Bitte immer die aktuellen Formulare nutzen. Beispiele zum Ausfüllen der Formulare gibt es hier.

Ansprechpartner:

Friederike Dopatka
rechtliche Grundlagen

Horst Bornemann
Allgemeines & Behörden

Nina Machner
Forschungsschiffe

Silke Henkel
Forschungsstationen

Stefanie Klüver/Guido Kunze
Zollabwicklung

Anna-Lena Bohlen
Gefahrgut

Gisela Strelow
Entsorgung

Polarstern Expeditions

Please also read the information in the Polarstern-Wiki.