Frachtabwicklung

Allgemeine Hinweise

  • Alle Frachten müssen seefest verstaut sein. (stossfest, verschlossen, stapelbar und wasserfest)
  • Grundsätzlich gehen wir davon aus, das alle Frachten frostfest sind.
  • Frostempfindliche Dinge müssen gesondert und gebündelt angeliefert und entsprechend markiert werden.
  • Bitte liefern sie Fracht palettisiert an, wenn sie mehr als 10 Kisten aufgeben.
  • Wenn Sie Packstücke haben, die nicht tragbar sind, dann stellen sie sicher, daß diese mit Gabelstaplern unterfahrbar sind.
  • Entfernen Sie alle alten Markierungen, Label, Aufkleber etc. von Ihren Packstücken, damit es nicht zu Verwechselungen kommt.
  • Alle Packstücke müssen auf allen Seiten und oben mit einer speziellen Kennzeichnung zur Identifikation versehen sein. (siehe Dokumente unten)
  • Alle Packstücke müssen auf allen Seiten und oben mit einem Farbcode gekennzeichnet sein. (z.B. mit farbigem Klebeband) Sollte Ihre Uni, Institut oder Sektion noch keinen Farbcode haben, wenden Sie sich bitte an die Frachtabteilung.


Das AWI nutzt mit guten Erfahrungen Aluminium Kisten. Sichere Verpackung und damit der sichere Versand von Expeditionsgeräten entscheidet mit über den Erfolg oder das Scheitern des Projektes. Sichern Sie Ihre Kisten mit einfachen und preiswerten Vorhängeschlössern oder stabilen Kabelbindern. Das schafft ein Mindestmaß an Sicherheit gegen unbefugten Zugriff. Im Falle einer Öffnung durch Behörden, wie z.B. den Zoll, wäre der Verlust einer preiswerten Sicherung finanziell nicht so relevant.

Bearbeitungszeiten & Fristen

Folgende Mindestbearbeitungszeiten werden von den Mitarbeiterinnen der AWI Transportabteilung benötigt, um eine rechtlich einwandfreie Durchführung Ihres Transportes zu gewährleisten. Wenden Sie sich also bitte mindestens mit dem angegebenen Vorlauf mit Ihrer Anforderung an uns:

  • Straßentransporte:     7 Werktage
  • Lufttransporte:           7 Werktage, mit Gefahrgut 12 Werktage
  • Seetransporte:         15 Werktage
  • Expeditionen:           es gilt der jeweilige Terminplan


Bei Nichteinhaltung der Fristen kann der zeitgerechte Versand nicht gewährleistet werden.

Genereller Ablauf

Dieser Ablauf bezieht sich auf:

  • Expeditionsfrachten
  • Nicht-Expeditionsfrachten
  • Abholungen aus dem AWI-Hafenlager

 

1.       Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Transportabteilung erreichen Sie unter Transport@awi.de

1.1.    Folgende Dokumente benötigen Sie:

1.1.1.  Frachtliste

1.1.2.  Packliste

1.1.3.  BANF (Bestellanforderung - nur AWI intern!)

1.1.4.  Transportinformationsblatt

1.1.5.  Ggf. Gefahrgutliste

1.1.6.  Ggf. IMO-Erklärung

1.2.    Klären Sie die Zollfragen (Internetseite Zollabfertigung):

1.2.1. Freihafen / Hafenlager

1.2.2.  Zollverfahren

1.2.3.  Dual-Use / Ausfuhrkontrolle

1.3.    Füllen Sie die entsprechenden Dokumente aus. Bei Fragen helfen Ihnen die Mitarbeiter unter Transport@awi.de gerne weiter.

 

2.       Senden Sie dann folgende Informationen an Transport@awi.de

      2.1.    Alle benötigten Dokumente (siehe 1.1 & 1.2)

      2.2.    Information, was genau mit der Fracht geplant ist (Transportinformationsblatt)

 

3.       Sie erhalten dann folgende Informationen zurück:

3.1.    Geprüfte Frachtliste mit Barcode bei Anlieferung ins Hafenlager oder Auslagerungsauftrag bei Abholung aus dem Hafenlager

3.2.    Anlieferungs- bzw. Abholungstermine / Bereitstellungstermine

3.3.    Ggf. weitere zu beachtende Informationen bez. Zoll, Gefahrgut, etc.

 

4.       Nun sind 2 verschiedene Abläufe möglich (Hafenlager oder Spedition):

4.1.    Hafenlager

4.1.1. Lieferung ins AWI-Hafenlager

4.1.1.1.             Unterschriebene Packliste in das Packstück legen

4.1.1.2.             Expeditionslabel außen anbringen

4.1.1.3.             Statuspapier mitbringen

4.1.1.4.             Frachtliste mit Barcode mitbringen

4.1.1.5.             Anliefern

4.1.1.6.             Lieferbestätigung bei Lieferung entgegennehmen

4.1.2.  Abholung aus dem Hafenlager

4.1.2.1.             Auslagerungsauftrag mitbringen

4.1.2.2.             Zolldokumente mitbringen

4.1.2.3.             Abholen

4.1.2.4.             Abholbestätigung bei Abholung entgegennehmen

4.2.    Versand durch Spedition

4.2.1.  Fracht versandfertig und vollständig bereitstellen (Termin wird von Frachtabteilung aufgegeben)

4.2.2.  Versandlabel anbringen

4.2.3.  Ggf. notwendige Gefahrgutkennzeichnung anbringen

Umweltschutz

Entsprechend der Empfehlung der Konsultativrunde der Antarktisstaaten ist der Einsatz von Pestiziden, PCB's, Kunststoffverpackungsmaterial, PVC, radioaktiven Stoffen, Batterien jeder Art, Abfällen mit hohem Schwermetallgehalt, Betriebsstoff-, Schmierstoff- und Chemikalienbehältern in der Antarktis entweder verboten, zu vermeiden oder in die Antarktis eingeführten Abfälle müssen restlos wieder entfert werden. Gleiches gilt auch für Arktis-Expeditionen. Beachten Sie bei der Verpackung deshalb unbedingt die Richtlinien zum Umweltschutz in Polargebieten !

Dokumente

Transportinformationsheet:

Label for outer packing:

Freight list (excel):

Packing list (excel):

Dangerous goods list (excel):

IMO-Declaration (pdf):

Kontakt

Generelle Fragen zu Abläufen
bezüglich Fracht u. Hafenlager:

Hicham Rafiq

Frachtabwicklung:
Transport@awi.de

Anna-Lena Bohlen
sonstige Expeditionen, Wartung und Reparaturen

Silke Henkel
Polarflugzeuge, AWIPEV, Neumayer III, Carlini Station/ Dallmann Labor, sonstige Schiffe

Nina Machner
AWI-Schiffe (Polarstern, Heincke, Uthörn) inkl. Gefahrgut; Frachtabwicklung Polarstern und Neumayer III/ Kohnen mit Polarstern

Gefahrgut:
Transport@awi.de

Anna-Lena Bohlen
Nina Machner(Stellvertretung)

Zollabwicklung:
Transport@awi.de

Klaus Woriescheck
Anna-Lena Bohlen(Stellvertretung)

Radioaktive Stoffe:
Magnus Lucassen